Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2025 ein neues Schreiben mit zentralen Änderungen und Präzisierungen zur Einführung der elektronischen Rechnung (eRechnung) veröffentlicht.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Das neue BMF-Schreiben gilt für alle Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden.
Der Zeitplan für die Verpflichtung zur Ausstellung von eRechnungen ist mehrstufig: Für größere Unternehmen gilt die Plicht ab 1. Januar 2027, für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro spätestens ab 1. Januar 2028.
Im neuen Schreiben wurden zudem einige Abschnitte des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) angepasst, um die neuen technischen und formalen Anforderungen aufzunehmen. Damit sind nun auch die verwaltungsinternen Auslegungshinweise veröffentlicht, die für die Praxis von Unternehmen grundlegend sind.
Das BMF stellt klar, dass künftig nur noch Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format als eRechnungen anerkannt werden. Ein einfaches, per E-Mail versendetes PDF-Dokument erfüllt diese Voraussetzung demnach nicht. Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wie etwa XRechnung oder ZUGFeRD 2. Auch Hybridformate, also Kombinationen aus einem strukturierten Datensatz (XML) und einer visuellen Darstellung (z. B. PDF), sind erlaubt.
Das Schreiben legt einen besonderen Fokus auf die präzisere Abgrenzung der Fehlerklassen und deren steuerliche Auswirkungen. Damit trägt das BMF den zahlreichen Rückmeldungen aus der Praxis Rechnung, wie fehlerhafte oder unvollständige Datensätze zu behandeln sind.
Unternehmen sind nun gefordert, ihre Rechnungs-, Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse an die neuen gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Die aktualisierten Regelungen zu Fehlerklassen, Validierung, Vorsteuerabzug und Aufbewahrung bieten wertvolle Orientierung für die Praxis, verlangen jedoch zugleich ein hohes Maß an technischer und organisatorischer Vorbereitung.
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