Die ZG Raiffeisen-Gruppe mit Sitz in Karlsruhe ist als Handels- und Dienstleistungsunternehmen in den fünf Geschäftsfeldern Agrar, Märkte, Technik, Energie und Baustoffe aktiv. Unternehmensweit nutzt die Gruppe bereits seit über zehn Jahren YAMBS.eBanking zur automatischen Verbuchung der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Im Geschäftsbereich Baustoffe hat sich seit 2019 YAMBS.Forderungsmanagement als bereichsweites Kommunikations- und Monitoring-Tool bewährt: Die deutlich schnellere Klärung der offenen Posten, mehr Transparenz, und kürzere Durchlaufzeiten im Mahnwesen wirken sich positiv auf die Liquidität aus. Im Zuge der Zentralisierung der Finanzbuchhaltung soll die SAP® Add-On-Lösung künftig unternehmensweit genutzt werden.
Als breit aufgestelltes Handels- und Dienstleistungsunternehmen betreibt die ZG Raiffeisen-Gruppe mit über 2.000 Mitarbeitern mehr als 200 Niederlassungen in Baden-Württemberg, der Pfalz und im Elsass. Die genossenschaftliche Unternehmensgruppe bietet in ihren Haus- und Gartenmärkten, ihren Baustoffniederlassungen und mit ihren Tankstellen ein vielseitiges Sortiment für Haus, Garten und Freizeit. Durch die Ausgliederung der Geschäftsfelder Technik, Energie und Baustoffe in GmbHs hat sich die ZG Raiffeisen zu einer modernen, leistungsfähigen Unternehmensgruppe mit einem jährlichen Umsatz von gut einer Milliarde Euro entwickelt.
Entlastung für zentrale Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung der Gruppe ist zentral am Unternehmenssitz Karlsruhe im Debitoren- und Kreditmanagement angesiedelt und arbeitet in enger Abstimmung mit den Geschäftsbereichen und Niederlassungen zusammen. Um den manuellen Bearbeitungsaufwand der Debitorenbuchhaltung zu reduzieren, suchte die ZG Raiffeisen-Gruppe 2013 nach einer SAP® Add-On-Lösung und entschied sich für YAMBS.eBanking des Stuttgarter Softwarehauses Software4Professionals. Mit der Lösung lässt sich die Trefferquote bei der automatisierten Buchung des elektronischen Kontoauszugs (ELKO) gegenüber den gängigen Verfahren weiter steigern. Buchungskreisübergreifende Transaktionen, Bankgebühren, Retouren, Kreditkartenabrechnungen und vieles mehr können problemlos verarbeitet werden. Elektronische Kontoauszüge bucht die Software automatisch in SAP®.
Trefferquote von über 80 Prozent und einfache Handhabung überzeugt
„Uns hat vor allem die hohe Automatisierungsquote von über 80 Prozent überzeugt und die Tatsache, dass die Software direkt im Fachbereich eingerichtet und gepflegt werden kann“, berichtet Laura Selter, Teamleiterin Debitoren- und Kreditmanagement der ZG-Gruppe. YAMBS.eBanking wurde bereits nach wenigen Wochen produktiv gesetzt und Individualanpassungen im Bereich Bauakten haben den Prozess zusätzlich optimiert. Für die Buchhaltung ist die Lösung eine große Erleichterung. „Im Baustoffbereich haben wir fünf Banken am Tag abzuarbeiten, das läuft mittlerweile mit nur wenigen Abweichungen, die manuell zu bearbeiten sind, einfach automatisiert durch. EC-Zahlungen sind komplett automatisiert, diese müssen wir überhaupt nicht mehr händisch anfassen. Früher benötigten wir einen halben Tag, bis alle Banken verarbeitet wurden, heute sind nach zwei Stunden alle Tagesauszüge erledigt“, beschreibt Christine Emmerichs, Sachbearbeiterin Debitorenmanagement der ZG-Gruppe, die Erleichterungen durch YAMBS.eBanking. „Toll ist, dass sich die Software ohne IT-Unterstützung pflegen lässt. Wenn man das Prinzip verstanden hat, lassen sich kleinere Banken ganz einfach anlegen und anschließend im Testprogramm testen“, so die Buchhalterin.
Automatisiertes Forderungsmanagement: Klärung per Mausklick
Im Jahr 2019 entschied sich der Fachbereich Baustoffe, auch das Forderungsmanagement mit YAMBS zu automatisieren. Mithilfe des Kommunikations- und Monitoring-Tools YAMBS.Forderungsmanagement lassen sich offene Posten steuern und überwachen. Anstatt eines manuellen Klärungsprozesses per Telefon oder E-Mail startet die Lösung einen abteilungsübergreifenden Klärungsworkflow in SAP® aus der Debitoren-Einzelpostenliste. Zusätzlich unterstützt der Ausbuchungsworkflow die Debitorenbuchhaltung in der Bearbeitung von einfachen Auszifferungen, wie Kleinstbeträge oder Rechnungskürzungen. Eine weitere Unterstützung ist der Differenz-Workflow, der direkt aus dem Zahlungseingang Klärungsprozesse anstößt, sollte der Rechnungsbetrag beispielsweise durch unberechtigtem Skontoabzug oder Rechnungskürzungen nicht vollständig eingegangen sein. Jeder Schritt im Workflow wird automatisch protokolliert. So ist die Buchhaltung jederzeit über alle Vorgänge transparent und lückenlos informiert und die Dokumentation erfolgt automatisch direkt im System.
Vor der Einführung wurde die Standardsoftware von Software4Professionals um einige individuelle Besonderheiten ergänzt. So mussten die unterschiedlichen Buchungskreise der verschiedenen Standorte berücksichtigt werden. „Die Umsetzungsphase verlief gut und die Schulung der Mitarbeiter von Software4Professionals am Unternehmenssitz kam sehr gut an“, so Christine Emmerichs, die von Anfang an in das Projekt eingebunden war. „Auch in der Folgezeit war der Support immer sehr gut. Wenn ich eine Herausforderung hatte, wurde immer sehr schnell eine Lösung gefunden“, ergänzt Christine Emmerichs. An der Software schätzt die Buchhalterin vor allem, dass die Workflows automatisch dokumentiert sind, alle Beteiligten zu jeder Zeit Zugriff auf diese Informationen haben und immer transparent ist, wer etwas freigegeben hat. Im System wurden vorab Genehmigungshierarchien sowie Eskalationsstufen angelegt. Das System erinnert automatisch, so dass der Klärungsprozess entpersonalisiert ist. „Früher musste ich mehrmals telefonieren oder per E-Mail die Klärung anstoßen. Heute lässt sich die Kontenklärung per Mausklick erledigen und die Sachbearbeiter in den Niederlassungen entscheiden dann selbst und buchen es aus. Auch das Zusammensuchen von Informationen fällt weg, denn alle Informationen hängen automatisch mit an und es muss keine E-Mail mehr formuliert werden“, beschreibt Christine Emmerichs die Vorteile von YAMBS.Forderungsmangement.
Zunächst als Pilot eingeführt, soll die Software im Zuge der Zentralisierung der Finanzbuchhaltung der Unternehmensgruppe im Sinne eines Shared Service Centers künftig unternehmensweit genutzt werden. „Mithilfe von YAMBS ist es uns gelungen, die manuellen Aufwände in der Finanzbuchhaltung auf ein Minimum zu reduzieren. Alle Informationen sind zentral an einem Ort gebündelt und jederzeit auf dem neuesten Stand. Das erleichtert die unternehmensweite Finanzbuchhaltung sehr“, resümiert Laura Selter.
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