Stuttgart, 21.10.2024 – Die österreichische Sozialversicherung der Selbständigen, SVS, hat mithilfe von YAMBS.Invoice die Rechnungseingangsverarbeitung für FI-Rechnungen automatisiert. Mit nur drei Monaten vom Projektstart bis zum Go-live ist den Projektbeteiligten eine Turbo-Einführung geglückt.
Die SVS ist bundesweit in ganz Österreich für die soziale Absicherung von 1,3 Mio. Kunden tätig. Mit einem Hauptsitz in Wien sowie neun Landesstellen und neun Gesundheitseinrichtungen ist die SVS zentraler Ansprechpartner für die Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung für Gewerbetreibende, Neue Selbständige, Bauern und Bäuerinnen.
Bisher waren die Rechnungen im Buchhaltungsteam manuell verarbeitet worden. Um die interne Abstimmung zu vereinfachen und die Durchlaufzeiten zu optimieren, entschied die SVS, die komplette Rechnungseingangsverarbeitung zu automatisieren und interne Freigaben und Klärungen durch einen elektronischen Workflow zu beschleunigen. Gemeinsam mit dem OCR-Dienstleister und Kooperationspartner Kyocera bekam das Stuttgarter Beratungsunternehmen Software4Professionals mit seiner Standardlösung YAMBS.Invoice den Zuschlag.
Die Zielvorgabe war sportlich: Innerhalb von drei Monaten sollte die neue Lösung eingeführt sein. „Wir haben die sportliche Herausforderung angenommen und tatsächlich Bestzeit abgeliefert. Trotz der individuellen Anpassungen ist uns eine Turbo-Einführung von YAMBS.Invoice gelungen“, so Sören König, Projektverantwortlicher bei Software4Professionals. Beispielsweise sollte für den Übernahmeprozess und den anschließenden automatisierten Workflowprozess ein modifiziertes Formular zur FI-Freigabe verwendet werden, das durch Programmanpassungen seitens Software4Professionals erst noch realisiert werden musste. Auch die XML-Schnittstellendatei, die der OCR-Dienstleister Kyocera zur Verfügung stellt, sollte um versicherungsspezifische Felder ergänzt werden, damit auch diese durch die Erweiterung von Software4Professionals richtig an die YAMBS-Nachbearbeitung übergeben und durch sie angezeigt werden. „Mit der ganzheitlichen Lösung von Software4Professionals und Kyocera haben wir in der SVS einen weiteren, erfolgreichen Meilenstein erreicht und im Ergebnis die Verarbeitung von Eingangsrechnungen nun digitalisiert und automatisiert“, so Florian Egger, Direktor des Geschäftsbereiches Finanzen & Organisation bei der SVS.
Auch Projektleiterin Ferial Dzharkas ist vom Ergebnis begeistert: „Wir sind beeindruckt, dass es gelungen ist, unsere spezifischen Anforderungen in so kurzer Zeit umzusetzen. Und auch die Zusammenarbeit haben wir als sehr angenehm und auf Augenhöhe empfunden.“
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