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Status quo eRechnung – Unternehmen sind bisher nicht ausreichend vorbereitet

Stuttgart, Montag, 20. Januar 2025 – Seit 1. Januar 2025 ist der Empfang von eRechnungen im Geschäftsverkehr verpflichtend. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom konnte kurz vor Inkrafttreten der gesetzlichen Frist weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen eRechnungen empfangen. Ein Blick in die Praxis zeigt, die Hürden zur Umsetzung der eRechnungspflicht sind oftmals geringer als angenommen.

Die Studienergebnisse verdeutlichen, dass ein Großteil der Unternehmen (96 Prozent) zwar eRechnungen via E-Mail empfangen kann, allerdings weniger als die Hälfte die Vorteile der maschinellen Verarbeitung nutzen. Lediglich 45 Prozent der befragten Firmen können eRechnungen in einem Format empfangen, das spezielle Vorgaben hinsichtlich Datenstruktur und maschineller Lesbarkeit erfüllt.

Beim Rechnungsversand sieht es laut der Studie etwas positiver aus: 55 Prozent geben an, bereits eRechnungen zu versenden, davon 30 Prozent häufig und 25 Prozent nur in Einzelfällen. Allerdings ist zu vermuten, dass die Teilnehmer der Studie damit auch den Versand von Rechnungen im reinen PDF-Sichtformat gemeint haben, das nicht ohne Weiteres direkt elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Der Anteil der Unternehmen, die angaben, PDF-Rechnungen (im Sichtformat) per E-Mail zu versenden, lag bei beeindruckenden 99 Prozent.

Hinsichtlich der genutzten Formate und Kanäle im Rechnungsverkehr dominieren bei den Studienteilnehmern EDI-Formate mit 71 Prozent, gefolgt vom Format ZUGFeRD/Factur-X, das ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit maschinell verarbeitbaren Daten kombiniert und von 27 Prozent der Unternehmen genutzt wird. Das rein strukturierte, XML-basierte Format XRechnung nutzen nur 5 Prozent der Unternehmen.   

Interessanterweise geben 58 Prozent der Unternehmen an, ihre Geschäftsprozesse in Buchhaltung, Finanzen und Controlling weitestgehend oder vollständig digitalisiert zu haben. Diese Zahl steht in einem gewissen Widerspruch zur geringen Nutzung von strukturierten Formaten und deutet darauf hin, dass viele Unternehmen die interne Digitalisierung bereits vorangetrieben haben, im Bereich eRechnung jedoch eine Digitalisierungslücke besteht.

„Die Ergebnisse der Bitkom-Studie zeigen, dass es in vielen Unternehmen noch Nachholbedarf im Bereich eRechnungen gibt. Oftmals scheuen Unternehmen einen vermeintlich großen Implementierungsaufwand und sind dann positiv überrascht, da unsere Standardlösung schon viele Anforderungen beinhaltet“, berichtet Markus Uhl, Geschäftsführer von Software4Professionals. „In den meisten Fällen liegt die Implementierungszeit unseres YAMBS.Konverters bei wenigen Tagen, sofern es keine Individualanpassungen gibt. Die Chancen, die sich durch die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen ergeben, überwiegen die Aufwände um ein Vielfaches“.

Mit dem
YAMBS.Konverter können alle Ein- und Ausgangsrechnungen in das jeweilige länderspezifische Format umgewandelt und so gesetzeskonform digital übermittelt werden. Unterstützt werden neben ZUGFeRD, XRechnung und EDI auch die Verarbeitung von IDocs sowie eine Vielzahl weiterer Formate innerhalb und außerhalb der EU. Software4Professionals ist zudem Mitglied im PEPPOL-Netzwerk. Die Lösung ist kompatibel mit allen ERP-Systemen und kann selbstverständlich auch mit SAP® ECC und SAP S/4HANA® betrieben werden. Neben YAMBS.Invoice lässt sich YAMBS.Konverter mit allen anderen gängigen Invoice-Lösungen kombinieren.