Kontura Rechnungswesen-Dienstleistungen GmbH ist eine österreichische Buchhaltungs- und Bilanzbuchhaltungskanzlei mit Sitz in Wien. Seit Juni 2010 nutzt Kontura YAMBS.Invoice, YAMBS.eBanking, YAMBS.smartPDF und YAMBS.Portal. Geschäftsführer Max Salzer und sein Team waren von Beginn an als Sparringspartner aktiv in die Weiterentwicklung von YAMBS.Invoice eingebunden.
Die heutige Kontura Rechnungswesen-Dienstleistungen GmbH ist hervorgegangen aus der Salzer Service Center GmbH und bietet umfassende Dienstleistungen im Bereich Rechnungswesen, Buchhaltung und Personalverrechnung für Unternehmen unterschiedlicher Branchen an.
Auf der Suche nach einer SAP® -integrierten Software zur automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen stieß Max Salzer auf Software4Professionals und die SAP® Add-On-Lösung YAMBS.Invoice. „Wir suchten nach einer Invoice-Lösung, die mit SAP® läuft, gut integriert ist und dennoch von den Lizenzkosten überschaubar ist. YAMBS.Invoice war für diese Anforderungen das beste System“, erläutert Max Salzer. Ziel war es, die manuellen, papierhaften Prozesse zu automatisieren und mithilfe eines digitalen Workflows den Freigabe-Prozess zu beschleunigen. „YAMBS.eBanking war für uns ein Zufallsfund, da wir nicht aktiv danach gesucht hatten. Wir haben uns dafür entschieden, weil die automatisierten Prozesse eine deutliche Erleichterung für die Buchhaltung sind und für uns eine Zeitersparnis von 70 Prozent erbringen“, so Max Salzer.
YAMBS.Invoice automatisiert die Rechnungserfassung und -verarbeitung und reduziert den Zeitaufwand und die Fehlerhäufigkeit deutlich. Die Lösung erkennt Rechnungsdaten, strukturiert sie automatisch und integriert sie nahtlos in bestehende Buchhaltungsprozesse. Der Freigabeprozess erfolgt über einen klar definierten digitalen Workflow, bei dem Rechnungen automatisch den zuständigen Personen zur Prüfung und Genehmigung zugewiesen werden. Jede Freigabestufe ist transparent nachvollziehbar. Nach erfolgter Freigabe wird die Rechnung automatisch zur Buchung weitergeleitet.
Um die Rechnungsdaten in YAMBS.Invoice zur Weiterverarbeitung nutzen zu können, mussten die Papierrechnungen anfänglich noch von Hand in die Erfassungsmaske eingegeben werden, denn die Kosten einer OCR-Software zum Auslesen der Rechnungsdaten standen in keinem Verhältnis zum Nutzen. „Die Option, den kompletten Rechnungseingangsprozess mithilfe von YAMBS.smartPDF zu automatisieren, war daher für uns sehr interessant“, berichtet Max Salzer.
Max Salzer und seine Mitarbeiter arbeiteten in der mehrmonatigen Weiterentwicklung von YAMBS.Invoice mit YAMBS.smartPDF eng mit den Beratern der Software4Professionals GmbH & Co. KG zusammen. Beispielsweise war Max Salzer an der Entwicklung einer Funktion beteiligt, welche die Auslesung unterschiedlicher Rabatte und Zuschläge auf Positionsebene ermöglicht. Dies ist besonders bei komplexen Rechnungen hilfreich. „Die Einführung von YAMBS verlief problemlos, aber dennoch intensiv, weil wir viele Extrawünsche hatten, die dann auch umgesetzt wurden. In dieser Zeit haben wir viel getestet“, beschreibt Max Salzer die Anfänge.
YAMBS.Invoice hat sich bewährt bei Kontura. „Im Schnitt verarbeiten wir rund 400 Rechnungen im Monat. Mit YAMBS.Invoice haben wir nun keine Rechnungen in Papierform mehr, die potenziell verloren gehen, oder liegen bleiben könnten. Dadurch haben wir weniger Mahnungen. Die Zeitersparnis liegt bei rund 30 Prozent“, so Max Salzer. Die meisten Mitarbeiter kennen eine Zeit ohne YAMBS nicht mehr. „Als eine neue Mitarbeiterin dazu kam, die das System vorher nicht kannte, war sie schnell eingearbeitet und auch direkt begeistert“, schildert Max Salzer die internen Erfahrungen. Sein Fazit fällt durchweg positiv aus: „Wir sind und waren immer sehr zufrieden mit YAMBS und haben die Entscheidung absolut nie bereut. Hinzukommt, dass wir vermutlich viel Geld gespart haben im Vergleich zu anderen Lösungen, die sicher auch nicht so flexibel gewesen wären. Bei YAMBS haben wir immer eine große Flexibilität erfahren und sind nach wie vor sehr zufrieden.“
SAP ist eingetragenes Markenzeichen der SAP SE