Das schweizerische Traditionsunternehmen Gilgen Door Systems AG verbucht Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge automatisiert mit YAMBS.eBanking. Durch eine hohe Auszifferungsquote von über 80 Prozent entfallen viele manuelle Tätigkeiten und sämtliche Bankbuchungen können am selben Tag abgeschlossen werden. Die tagesaktuellen Buchungen erleichtern zudem den Monatsabschluss und reduzieren den dafür benötigten Zeitaufwand deutlich.
Gilgen Door Systems AG hat sich seit 1961 auf die Entwicklung, Herstellung und den Vertrieb von automatischen Tür-, Tor- und Antriebssystemen spezialisiert. Am Hauptsitz in Schwarzenburg in der Schweiz sind mehr als 600 Mitarbeitende beschäftigt, weltweit sind es mehr als 1300. Neben klassischer Antriebstechnik legt das Unternehmen großen Wert auf Digitalisierung, IoT-Lösungen und intelligente Vernetzung von Gebäudetechnikkomponenten.
Zeitraubende manuelle Verbuchung verhindert tagesaktuellen Abschluss
In der Buchhaltung der Muttergesellschaft werden täglich rund 200-1000 Zahlungseingänge, die mit dem QR-ESR-Verfahren eintreffen, verbucht. Seit 2020 ist die QR-Rechnung der Standard der Schweizer Finanzindustrie für maschinenlesbare Rechnungen. Damit wurde das bisherige automatische Verfahren ersetzt, welches in der Schweiz bereits seit den 1970er-Jahren angewendet wurde. Die QR-Referenz ermöglicht einen automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit den Debitoren-Rechnungsbelegen. Eine maschinelle Verarbeitung des Großteils der Zahlungseingänge war somit bereits möglich. Trotzdem mussten vor der Einführung von YAMBS.eBanking pro Tag 20-80 weitere Bankbewegungen manuell verbucht werden, welche nicht mit dem ESR-Prozess verarbeitbar waren. „Bei der manuellen Verbuchung waren wir angewiesen auf die zeitnahe Zustellung der Kontoauszüge der Banken. Wir mussten Posten für Posten manuell eingeben und abgleichen, ob alles korrekt verbucht wurde“, berichtet Christine Tschanz, Head of Financial Accounting and Treasury. „Das manuelle Verbuchen war sehr zeitraubend und auch fehleranfällig. Nicht immer konnten alle Banken an einem Tag komplett gebucht werden, weil die Bankbelege oder notwendige Angaben fehlten.“ Diese tägliche Herausforderung sollte mithilfe einer passenden Softwarelösung gemeistert werden. Ziel war es, den Aufwand deutlich zu verringern und die Bankbuchungen mithilfe der Software tagesaktuell abzuschließen.
Unkomplizierte Einführung im laufenden Betrieb
Aufgrund der positiven Erfahrung eines Mitarbeiters bei der vorherigen Tätigkeit kam YAMBS.eBanking des Stuttgarter Softwareanbieters Software4Professionals ins Spiel. Ausschlaggebend für die Entscheidung war zum einen die Flexibilität der SAP Add-On-Lösung, die sich im Fachbereich ohne Unterstützung der IT-Abteilung pflegen und anpassen lässt. Bereits in der Grundeinstellung verfügt YAMBS über eine Vielzahl von Buchungsregeln und -routinen, die sich im Alltagseinsatz beliebig ergänzen und weiter spezifizieren lassen. Zum anderen fiel ins Gewicht, dass sich die Lösung im laufenden Betrieb einführen lässt. Die Einführung verlief nach dem Abschluss von übersichtlichen Vorbereitungsarbeiten innerhalb von zwei Tagen als „Training on the Job“. Drei Mitarbeitende wurden als Superuser von Beratenden von Software4Professionals direkt geschult und nahmen die Einstellungen im System direkt selbst vor. Zusätzliche Programmierungen waren bei Gilgen Door Systems nicht notwendig, da das Schweizer System ebenfalls die Verarbeitung der QR-ESR-Zahlungen im Standard enthält. „Wir fühlten uns sehr gut begleitet und unterstützt und die Einführung lief unkompliziert und praxisnah. Es war ein sehr schlankes und effizientes Projekt. Der Austausch mit den Beratenden war sehr fruchtbar und wir konnten und können uns bei Fragen jederzeit an die Hotline wenden. Toll ist auch, dass die Hotline pauschal in der jährlichen Wartungsgebühr inbegriffen ist“, ergänzt Tschanz. „Auch als kürzlich die ERP-Transformation auf SAP S/4 HANA stattfand, lief die Umstellung von YAMBS.eBanking ganz problemlos.“
Ziel erreicht: Hohe Automatisierungsquote, tagesaktuelle Bankbuchungen
Die Auszifferungsquote liegt mittlerweile bei mindestens 80 Prozent, so dass alle Bankbuchungen am selben Tag abgeschlossen werden können. Die Zustellung der Bankdaten erfolgt durch eine automatisierte EBICS-Schnittstelle, über welche die Kontenauszüge täglich als CAMT-Files zur Verfügung gestellt werden. YAMBS.eBanking liest die Dateien aus und ziffert aus, was direkt erkannt wird. Auch die verbleibenden, nicht direkt zuordenbaren Zahlungseingänge stellen kein Hindernis für die vollständige Verbuchung der täglichen Banksalden dar, sondern werden durch eine definierte Umbuchung auf ein Zwischenkonto transparent ausgewiesen. So können diese im Anschluss ohne Zeitdruck abgeklärt werden. „Für uns ist der Wegfall der täglichen manuellen Eingaben eine große Erleichterung und spart uns rund 4 Stunden Arbeitszeit pro Woche ein. Wir können uns auf das Wesentliche konzentrieren und Tippfehler gehören der Vergangenheit an“, resümiert Tschanz.
SAP und SAP S/4HANA sind eingetragene Markenzeichen der SAP SE.