Im Krankenhaus- und Pflegebereich steht die Debitorenbuchhaltung aufgrund der komplexen Finanzierung, steigender gesetzlicher Anforderungen und wachsendem Personalmangel vor großen Herausforderungen. Manuelle Klärungsprozesse im Forderungsmanagement binden Ressourcen und führen häufig zu verzögerten Forderungsrealisierungen und Liquiditätsengpässen. Die Diakonissen Speyer optimierten und automatisierten die internen abteilungsübergreifenden Klärungsprozesse mithilfe von YAMBS.Forderungsmanagement und halbierten in vielen Fällen die Bearbeitungszeit.
Die Diakonissen Speyer sind ein großes sozial-diakonisches Unternehmen, das in der Pfalz und dem Saarland in den Bereichen Krankenhäuser, Senioren, Kinder und Jugendliche, Menschen mit Behinderung, Hospiz und Palliativ Care sowie Bildung tätig ist. Rund 5.800 Beschäftigte arbeiten derzeit in den verschiedenen Einrichtungen. Im Finanz- und Rechnungswesen am Hauptsitz in Speyer kümmern sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter anderem um die Zahlungsverbuchungen und die Klärung der Offenen Posten. Die Abrechnungen mit Krankenkassen, Pflegeversicherung und Behörden übernehmen die verschiedenen Einrichtungen selbst.
Vor der Einführung von YAMBS.Forderungsmangement verlief der Klärungsprozess manuell per Email und Telefon und war sehr zeitaufwendig, da die Aufträge manuell herausgesucht, die Ansprechpartner in den verschiedenen Einrichtungen kontaktiert und die Klärungsvorgänge parallel dokumentiert werden mussten. „Die Herausforderungen in der Debitorenbuchhaltung liegen bei uns vor allem in den Bereichen Senioren, Kinder und Jugendliche und Menschen mit Behinderung“, erläutert Andreas Becker, Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen der Diakonissen Speyer. „Das liegt daran, dass die Finanzierung bei einem stationären Pflegeplatz deutlich komplexer ist als im Krankenhausbereich. Meistens ist nicht nur ein Kostenträger beteiligt, sondern neben der Krankenkasse auch die Pflegekasse, in einigen Fällen der Rentenversicherungsträger, eventuell das Sozialamt und möglicherweise noch ein Selbstzahler. Diese komplexe Finanzierung löst in Folge auch viel mehr Offene Posten aus. Dazu kommt, dass die Gesetzgebung in den letzten Jahren komplexer wurde und mehr Abrechnungsfaktoren und auch Leistungsfaktoren hinzukamen, was bei uns die Menge der Offenen Posten erhöhte. Ferner wirkt sich der Fachkräftemangel negativ auf die Verfahrensdauer aus. Insgesamt sind die Forderungsrealisierungen schwieriger und komplexer geworden“.
Im Finanz- und Rechnungswesen der Diakonissen Speyer begegnete man diesen Herausforderungen, indem Prozesse hinterfragt und umstrukturiert sowie gezielte Fort- und Weiterbildungen ermöglicht wurden. Ein weiterer Schritt waren Investitionen in die unternehmensweite Digitalisierung. In diesem Zusammenhang kam Andreas Becker und sein Team in Kontakt mit YAMBS.Forderungsmanagement und war schnell begeistert.
„Nachdem wir alle offenen Fragen in einem zweiten Termin klären konnten, wurde die Software unserer internen Projektgruppe vorgestellt“, erläutert Anja Hofmann, YAMBS-KeyUser Debitorenbuchhaltung bei den Diakonissen Speyer, den Ablauf. „Besonders die einfache Handhabung aus der Fachabteilung heraus und die schlanken, übersichtlichen Prozesse überzeugten uns. Im Juni 2023 wurde die Software dann installiert und im Oktober folgte die Produktivsetzung und die Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“. Der Einführungsprozess hatte den positiven Nebeneffekt, die gesamten Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Einige individuelle Anforderungen konnten im Standard nicht abgebildet werden und wurden von Software4Professionals entsprechend angepasst. Bereits nach vier Monaten war die Einführung abgeschlossen und der Workflow produktiv gesetzt.
Bisher nutzen rund zehn Anwender YAMBS.Forderungsmanagement am Hauptsitz in Speyer. Die Resonanz ist durchweg positiv. Besonders geschätzt werden Transparenz und Beschleunigung im gesamten Klärungsprozess. So lassen sich durch das sogenannte Ausziffern in YAMBS.Forderungsmanagement Offene Posten, die sich nicht automatisch ausgleichen, weil zum Beispiel mehrere Beträge in einer Zahlung zusammengefasst wurden, mit nur wenigen Klicks eliminieren. „Das geht doppelt so schnell wie bisher und entlastet uns sehr“, so Anja Hofmann. „Bei strittigen Posten, oder Anträgen mit längerer Bearbeitungszeit, musste der aktuelle Sachstand manuell abgerufen werden. Heute sehen wir das direkt im Klärungsworkflow, was eine große Zeit- und Papierersparnis darstellt, da alles im System dokumentiert wird. Gerade im Hinblick auf mobiles Arbeiten funktioniert das sehr gut“.
In naher Zukunft wird im Zuge der Umstellung auf SAP S/4HANA® das zentrale Portal für YAMBS.Forderungsmanagement eingeführt, was die Zusammenarbeit zwischen den Einrichtungen noch einmal deutlich vereinfacht. Über das Portal lässt sich der Status jedes Klärungsfalls abteilungsübergreifend von allen Beteiligten ablesen. Die betroffenen Abteilungen können sich per Knopfdruck zu jedem Fall eine Art interne Akte anlegen und Dokumente anhängen. „Die Digitalisierung unseres Forderungsmanagements war für uns der richtige Schritt. Wir konnten dadurch rasch unseren Rückstau abarbeiten. Bisher haben wir insgesamt 21.444 Workflows gestartet, wovon nahezu 96 Prozent abgeschlossen werden konnten. Man kann die Zukunft nicht kennen, man sollte aber darauf vorbereitet sein. Insofern war für unser Unternehmen die Einführung des YAMBS.Forderungsmanagement eine folgerichtige Entscheidung, welche mein Team zukünftig bei der Bewältigung von ständig wachsenden Anforderungen und Aufgaben digital unterstützen wird“, resümiert Andreas Becker.
SAP und SAP S/4HANA sind eingetragene Markenzeichen der SAP SE