Der österreichische Spezialmaschinenbauer Wintersteiger hat mithilfe von „YAMBS.eBanking Dialog“ die Qualität der Rechnungslegung verbessert und seine internen Prozesse beschleunigt. Ein elektronischer Workflow automatisiert dabei die Klärungs- und Informationsprozesse, entlastet die Buchhaltung und sorgt für abteilungsübergreifende Transparenz. Rund 90 Prozent des Arbeitsaufwands wurden eingespart. Einzelne Abläufe sind von nun an strukturierter, da weniger auf Zuruf gearbeitet werden muss.
Abweichungen im Zahlungseingang erfordern in der Regel langwierige interne Abstimmungsprozesse zur Klärung des Sachverhalts. So auch bei der Wintersteiger AG. „Unser Umsatzvolumen ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Dadurch stiegen auch die Fälle zur Klärung von Zahlungskürzungen an, beispielsweise weil der Kunde zu viel Skonto abzieht oder die Rechnung aufgrund von Reklamationen kürzt“, beschreibt Gerhard Gadermair, Leitung Finanzen bei Wintersteiger, die Ausgangslage. Rund 50 Rechnungskürzungen waren zuletzt pro Monat manuell zu klären, Tendenz steigend. Um diese zuordnen und verbuchen zu können, mussten sich die Mitarbeiter im Rechnungswesen intensiv mit den jeweiligen Sachbearbeitern im Innendienst abstimmen. Für jede Forderungsdifferenz galt es beispielsweise zu klären, ob die Kürzung irrtümlich erfolgte oder eine Mindermenge geliefert wurde. Der manuelle Abstimmungsprozess nahm pro Geschäftsfall durchschnittlich 30 Minuten in Anspruch; bis zur vollständigen Klärung einer Rechnungskürzung vergingen oftmals mehrere Tage. Ebenso aufwendig waren die Abstimmungsvorgänge aufgrund von An-, Teil- oder Schlusszahlungen.
Produktion benötigt Zahlungseingangsbestätigung
Da viele der Spezialmaschinen von Wintersteiger, wie beispielsweise Mähdrescher, nach Produktionsfortschritt bezahlt werden, hatte die Buchhaltung eine zeitkritische Schlüsselfunktion inne. Die Fertigung konnte erst beginnen, sobald die Buchhaltung den Eingang der Zahlungen bestätigt hatte. Die Mitarbeiter mussten täglich die Produktionsplanung rechtzeitig zum Schichtbeginn um 6 Uhr morgens abgeschlossen haben. Gleichzeitig wollten auch die Innendienstmitarbeiter in den drei Business Units Pflanzenzucht- und Forschung, Sport und Holzverarbeitung von der Buchhaltung über die Zahlungen informiert werden. „Über den Tag verteilt erhielten wir sehr viele telefonische Anfragen nach dem jeweiligen Zahlungsfortschritt. Das war ein erheblicher Störfaktor“, beschreibt Anita Huber, zuständig für das Debitorenmanagement bei Wintersteiger, die Problematik.
Bearbeitungsprozesse durch Workflow automatisiert
Zur Lösung des Problems entschied Wintersteiger, die Bearbeitungsprozesse mithilfe eines elektronischen Workflows zu automatisieren. Ziel war es, die Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten, die Qualität der Prozesse zu verbessern und dadurch mehr Transparenz im Zusammenspiel der Abteilungen zu schaffen. Wichtigstes Kriterium bei der Anbietersuche waren Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit. „Unsere Geschäftseinheiten bedienen verschiedene Branchen und unterscheiden sich daher sehr hinsichtlich ihres Kundenstamms. Diese Eigenheiten sollten in der Lösung individuell abzubilden sein. Zudem war es uns wichtig, eventuelle Änderungen im System selbst vornehmen zu können“, erläutert Gerhard Gadermair. Die Wahl fiel schließlich auf die Lösung YAMBS.eBanking Dialog. Eine Besonderheit der Anwendung ist, dass sie direkt in SAP® arbeitet, wodurch eine zusätzliche Schnittstelle entfällt. „Wir haben bereits bei der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung sehr gute Erfahrungen mit Software4Professionals gemacht und fühlten uns durch das spezielle Know-how der Berater in diesem Bereich in sehr guten Händen. Überzeugt hat uns zudem die Auszifferungsquote von 90 Prozent“, begründet Gadermair die Entscheidung. Ein weiteres wichtiges Argument war die hohe Flexibilität der Lösung: Nahezu jeder Geschäftsvorfall, der auf logischen Prozessen beruht, kann mit YAMBS.eBanking Dialog abgebildet werden.
Individuelle Unternehmensprozesse abgebildet
In einem ersten Schritt definierten die zuständigen Mitarbeiter bei Wintersteiger die Anforderungen und Prozesse. „Die Herausforderung bestand für uns darin, unsere Wünsche und Eigenheiten abgebildet zu bekommen und im Vorfeld exakt zu definieren“, beschreibt Gerhard Gadermaier die Vorbereitungsphase. Zunächst standen die Klärungsprozesse bei Rechnungskürzungen und Skonto im Vordergrund. Im weiteren Verlauf kamen jedoch noch weitere Anwendungsfelder für den elektronischen Workflow hinzu. So bestand eine zusätzliche Anforderung darin, einen Klärungs-Workflow zu starten, wenn der Kunde den Betrag nicht in der gestellten Rechnungswährung, sondern in einer anderen Währung bezahlt hat.
Buchhaltung und Vertrieb entlastet
60 bis 70 Mitarbeiter aus allen Business Units nutzen mittlerweile die Klärungs und Informations-Workflows. In den Voreinstellungen der Software wurde definiert, wer in welcher Freigabestufe zuständig ist und wer welche Informationen erhält, sobald der Kunde eine Anzahlungsrechnung bezahlt hat. Anstatt eines manuellen Klärungsprozesses per E-Mail, Fax oder Telefon wird nun automatisch ein Klärungs-Workflow in SAP® angestoßen, sobald sich ein Kunde nach Ablauf der vereinbarten Skontofrist Skonto zieht oder die Rechnung kürzt.
Der zuständige Vertriebsmitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail. Diese enthält den Link zu einem Portal, in dem sich der gesamte Prozess zur Aufklärung der Zahlungsdifferenz mittels weniger Mausklicks durchlaufen und jederzeit einsehen lässt. In die Produktionsplanung ist die Buchhaltung dank des Informations-Workflows nicht mehr länger direkt eingebunden. Die Bestätigung des Zahlungseingangs bei Anzahlungs oder Schlussrechnungen wird nun aus dem System heraus automatisch an den Vertrieb weitergeleitet. „Durch den Workflow konnten in der Buchhaltung schätzungsweise 90 Prozent des bisherigen Arbeitsaufwands eingespart werden. Viele Einzelschritte fallen nun weg, der Ablauf ist strukturierter, da die Unterbrechungen der täglichen Routine deutlich weniger geworden sind.“, berichtet Anita Huber.
Informationen auf Knopfdruck verfügbar
Auch die Transparenz über sämtliche Abläufe ist eine entscheidende Verbesserung. „Wir sehen nun beispielsweise jederzeit, wie viele Gutschriften erstellt wurden und erkennen dadurch unser Optimierungspotenzial besser“, erläutert Gerhard Gadermair. Sehr zufrieden sind die Mitarbeiter auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. „Das System ist sehr anwenderfreundlich, auch für Menschen, die über weniger technisches Fachwissen verfügen. Neue Geschäftsfälle können wir jederzeit selbst ohne IT-Unterstützung anpassen“, so Anita Huber. Die Resonanz aus dem Innendienst ist ebenfalls durchweg positiv, da sich die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt haben und die Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Informationsstand sind.
„Mithilfe der neuen Lösung sind Informationen, die zuvor im Vertrieb mühsam zusammengetragen werden mussten, nun auf Knopfdruck verfügbar. Entscheidungen, die zuvor mehrere Tage Vorlaufzeit benötigten, können nun innerhalb weniger Minuten getroffen werden. Die Prozessqualität hat sich dadurch wesentlich verbessert. Gleichzeitig konnten die Arbeitsabläufe um rund 40 Prozent beschleunigt werden“, resümiert Gerhard Gadermair. (ap)
Wintersteiger AG
Die Wintersteiger AG ist ein international erfolgreicher Spezialmaschinenbauer mit Sitz in Ried im Innkreis in Oberösterreich. Seit der Gründung im Jahre 1953 hat sich das Maschinenbauunternehmen auf Nischenmärkte wie Skiservice, Feldversuchstechnik, Holzdünnschnitt und Holzoberflächenreparatur sowie Richttechnik spezialisiert. Wintersteiger beschäftigt 900 Mitarbeiter an 20 Standorten in Österreich, Deutschland, Italien, Schweiz, Frankreich, USA, Kanada, Singapur, China, Russland sowie Brasilien und unterhält 60 Repräsentanzen auf allen Kontinenten. Die Unternehmensgruppe exportiert 90 Prozent aller Produkte in 130 Länder. Im Jahr 2014 betrug der Konzernumsatz 136 Millionen Euro.
*SAP® ist eine Markenzeichen der SAP SE.